РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

РЕСПУБЛИКА ХАКАСИЯ

БОГРАДСКИЙ РАЙОН

                                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

От «6  » апреля   2016г.                с. Б -Ерба                                        №  17-п

Т: 9-21-48

Об утверждении Положения об Архиве

администрации Большеербинского сельсовета.

 В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом № 131 –ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации», в целях совершенствования и упорядочения архивного дела в администрации Большеербинского  сельсовета, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, осуществления экспертизы научной и практической ценности архивных документов, ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить   положение об архиве администрации Большеербинского сельсовета согласно приложению.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава Большеербинского сельсовета                                              М.М.Байтуяков

                                                     Приложение

                                                                                          к постановлению главы

                                                                                          Большеербинского  сельсовета

                                                                                           от 7.04.2016г. № 17-п

ПОЛОЖЕНИЕ

об Архиве администрации Большеербинского сельсовета

1.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений администрации, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с действующим законодательством и подготовки к передаче на постоянное хранение в архивный отдел Администрации Боградского  муниципального района создается архив администрации Большеербинского сельсовета (далее Архив).

1.2. В своей работе Архив руководствуется законодательством Российской Федерации, (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством Республики Хакасия, муниципальными правовыми актами, методическими документами органа управления архивным делом Республик Хакасия, настоящим Положением.

1.3. Положение об Архиве разрабатывается на основании примерного положения, утверждается Главой Большеербинского сельсовета.

1.4. Документы Администрации Большеербинского сельсовета, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, относятся к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации Боградского района.

До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных действующим законодательством сроков, хранятся в Администрации Большеербинского сельсовета.

1.5. Администрация Большеербинского сельсовета обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности Администрации Большеербинского сельсовета. В соответствии с действующими правилами, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное   хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Администрации Большеербинского сельсовета.

1.6. Функции по ведению Архива возлагаются на лицо, ответственное за Архив, назначаемое Главой Большеербинского  сельсовета.

1.7. Контроль за деятельностью Архива осуществляет Глава Большеербинского сельсовета.

1.8.  Методическую и практическую помощь Архиву оказывает архивный отдел Администрации Боградского района.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

В Архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности Администрации Большеербинского  сельсовета, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1. Основными задачами Архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен  разделом 2 настоящего положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации Большеербинского сельсовета.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Разрабатывает и согласовывает с архивным отделом Администрации Боградского района графики представления описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПМК по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение;

3.2.2. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Администрации Большеербинского сельсовета и ЭПМК органа управления архивным делом Республики Хакасия;

3.2.3. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы, обработанные в соответствии с требованиями, устанавливаемыми специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку их наличия и состояния;

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников Администрации Большеербинского сельсовета о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

исполняет запросы организаций и граждан, в том числе социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК Администрации Большеербинского сельсовета;

3.2.8. Организует работу по составлению номенклатуры дел Администрации Большеербинского сельсовета, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в муниципальный архив;

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства Администрации Большеербинского сельсовета;

 3.2.10. Ежегодно представляет в архивный отдел Администрации Боградского района сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива на 01 декабря текущего года);

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в муниципальный архив Боградского района документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. ПРАВА АРХИВА

Для выполнения возложенных задач и функций ответственный за Архив имеет право:

4.1. Требовать от сотрудников Администрации Большеербинского сельсовета своевременной передачи в Архив документов в упорядоченном состоянии;

4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами Администрации Большеербинского сельсовета;

4.3. Запрашивать от сотрудников сведения, необходимые для работы Архива, с учетом обеспечения всех возложенных на Архив задач и функций;

4.4. Участвовать в мероприятиях, проводимых органом управления архивным делом Республики Хакасия, архивным отделом Администрации Боградского района, по вопросам архивного дела.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ответственный за Архив совместно с Главой Большеербинского сельсовета несут ответственность за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированное уничтожение документов;

нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.